事例紹介

プロジェクトの背景

連結子会社において在庫管理の不備や経理処理の不整合が発覚した。帳簿残高と実在庫が合わず、内部統制の脆弱さが明らかとなり、これを機に販売・購買・在庫管理プロセスの見直しをすることになった。まずは業務フローを可視化し、課題を洗い出すプロジェクトを実施した。その後、システム面での非効率や統制不足を解消するため、システム改善プロジェクトへと展開した。

課題

・販売・購買・在庫など管理ルールの未整備、現物と帳簿残高の不一致
・属人化・紙依存によるエラーや不正リスク
・経営層や親会社への報告が遅れることでガバナンスが機能不全
・システムが分断されており、販売・購買・在庫・経理の情報連携が不十分

以下の支援を実施しました。

• フェーズ1：業務フロー文書化と改善

  1. 現状フローの可視化
  　販売、仕入、在庫、固定資産、人件費、資金の各プロセスを整理。
  2. 課題と改善策の洗い出し
  　各フローごとに現状の問題点と改善案を並列で提示。
  3. 規程・ルール整備
  　在庫管理規程や承認ルールを整備し、不正防止を仕組みに組み込み。

• フェーズ2：システム改善プロジェクト

  1. 対象業務のシステム改修
  　販売／購買／在庫管理／経理／固定資産／給与／資金を対象に、システム設定変更やテストを実施。
  2. 業務とシステムの統合設計
  　　業務フローの改善内容を踏まえ、新しい業務手順に即したシステム構成を設計。
  3. 統制機能の強化
  　　承認ルールやチェック機能をシステムに反映し、不正やミスを未然に防止。
  4. 関係者トレーニングと定着化支援
  　　　システム変更に伴う業務フローを随時更新し、担当者に周知・教育。