事例紹介

お客様はSAPを使用しておられた。弊社が経理アウトソース業務で関与したとき、GR/ＩＲの未消込に関する問題が発生しており、その問題解決に取り組んだ。問題解決とその後の改善フォローに約2ヶ月を要した。

プロジェクトの背景

お客様の経理担当者の頻繁な交代により、GR/IRに関する引継不足が発生していた。気付いた時には、未消込明細は数万行に及んでいた。

業務・提案内容

• 差異理由の調査

  MM InvoiceとFI Invoiceの請求書登録のTransactionを間違ったため、本来と異なる仕訳が起票されていた。本来なら、MM InvoiceはIR (Inv. Receipt)で請求書登録;FI invoiceはVI (vendor inv.)で請求書登録。IRで起票される仕訳は(借方)GRIR(貸方)買掛金(vendor)。VIで起票される仕訳は(借方)費用等(貸方)買掛金(vendor)。PO とInvの間に金額差異があったため(為替変動、Shipping charge等諸掛の有無等による)、GR(仕入検収)と対応するIR(請求書登録)が自動消込されないままGRIR勘定に残っていた。

• 未消込残高の原因調査および必要な修正仕訳の起票

  数万行に及ぶGRIR未消込データをEXCELにダウンロードし、消込キー(発注書番号)順に並べ、本来ペアである GRとIRの差異原因を調査し、原因に応じて為替差損益や輸入諸掛りなどの勘定に差額を振替えた。
  GR（仕入検収 ）があるのに、IR（請求書受領の登録） がないものについては、VI等他のTransaction Typeで請求書を登録していたかどうかを調べて、必要な修正仕訳を起票した。
  一方で、IRがあるのにGRがないものについては、GRを通さずに、他のTransaction Typeで固定資産や経費に計上していたかどうかを調べて、必要な修正仕訳を起票した。

• 異常な未消込残高が発生しないようにするための仕組みのご提案

  月次GRIR勘定を消し込むプロセスを導入し、手順が定着するように手順書及び関連EXCEL雛形を作成した。

プロジェクトの成果

• GRIR勘定の異常残高を解消し、また、再発防止策として月次消込の手続きの導入支援を行った。